Urenregistratie. Het klinkt eenvoudig: gewoon bijhouden wat je werkt, toch?
Maar in de praktijk gaat het vaak mis. Niet omdat ondernemers te weinig werken, maar omdat ze hun uren niet handig bijhouden. Resultaat? Onnodige stress, onvolledige overzichten en soms zelfs misgelopen belastingvoordelen.
Herken je dit? Dan is dit artikel voor jou. We bespreken de vijf meest voorkomende fouten bij urenregistratie en, belangrijker nog, hoe je ze voorkomt.
Fout 1: Alleen facturabele uren opschrijven
Veel ondernemers noteren alleen de uren die ze direct aan klanten factureren. Logisch, want dat levert geld op. Maar indirecte uren zoals administratie, marketing en acquisitie tellen óók mee. Niet alleen voor het urencriterium, maar ook om goed inzicht in je tijd te krijgen.
Hoe je dit voorkomt
Noteer alle uren die je aan je bedrijf besteedt. Een goede urenregistratie app maakt het makkelijk om facturabele en niet-facturabele uren te scheiden, maar ze wel samen te tellen.
Fout 2: Uren achteraf invullen (of gokken)
Wellicht herken je dit ook wel; aan het eind van de maand moet je bedenken wat je drie weken geleden deed? Precies. Achteraf uren invullen leidt tot schattingen, fouten en geen kloppend overzicht.
Hierdoor mis je facturabele uren. Want die ene correctie die je hebt gemaakt of dat telefoontje van 10 minuten, ben je 3 weken later vergeten en dus registreer je die uren niet.
Nu is dit een keer niet erg, maar als het bij ieder project structureel gebeurt.. Is het bij elkaar opgeteld stiekem best wat tijd.
Hoe je dit voorkomt
Registreer je uren direct of dagelijks. Je hoeft dan nooit meer te gokken en hebt altijd een kloppend overzicht. Je werkt niet meer gratis en je omzet zal hierdoor stijgen.
Fout 3: Uren bundelen of afronden
“Dat klusje duurde ongeveer drie uur.”
Klinkt handig, maar bij een controle wil de Belastingdienst specificaties zien. Bundelen of afronden maakt je administratie minder betrouwbaar.
Hoe je dit voorkomt
Wees zo specifiek mogelijk. Noteer datum, project en activiteit. Een app maakt dit eenvoudig omdat je snel activiteiten kunt aanmaken en herhalen.
Fout 4: Indirecte uren vergeten
Netwerken, nieuwe klanten zoeken, cursussen volgen: het telt allemaal mee voor je urencriterium, maar wordt vaak vergeten. Ook is het belangrijk om te weten hoeveel tijd je hieraan besteed. Moet je het misschien meer doen of juist minder, omdat het niet het resultaat geeft waar je op hoopt?
Hoe je dit voorkomt
Maak een lijst van alle soorten werkzaamheden die je doet en zorg dat je ze consequent noteert.
Tip: gebruik labels in een urenregistratie app zodat je niets mist en het allemaal duidelijk kunt specificeren.
Fout 5: Geen bewijs bij een controle
Een klant kan het soms oneens zijn met de factuur die je stuurt. Wanneer je al je uren altijd netjes hebt genoteerd, kun je altijd verantwoorden waar het werk in zit, wanneer je dat gedaan hebt en hoeveel tijd het je heeft gekost.
Ook het urencriterium vraagt om aannemelijkheid. Kun jij niet laten zien hoe je aan je uren komt, dan kan de Belastingdienst het voordeel afwijzen.
Hoe je dit voorkomt
Registreer al je gemaakte uren in een overzichtelijke app. Zo voorkomt je fouten in je urenregistratie.
Wanneer klanten of de Belastingdienst om specificaties vragen, heb je dit overzicht in een paar klikken bij elkaar en zijn er geen vraagtekens. Dit geeft rust en voorkomt gedoe.
Ook fouten in urenregistratie voorkomen?
Fouten in urenregistratie zijn vaak makkelijk te voorkomen, mits je een systeem gebruikt dat bij je past. Excel kan een begin zijn, maar wil je zekerheid en gemak, dan is een urenregistratie app de betere keuze. Je bespaart tijd, voorkomt stress en weet zeker dat je uren altijd kloppen.
Wil je het meteen goed aanpakken? Probeer Nanda gratis en ontdek hoe makkelijk het kan!
